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Datenimport

Wenn Sie von einem anderen Programm auf RechnungPro X umsteigen, dann ist der Datenimport Ihrer Artikel- und Adressdaten sicher ein Thema für Sie. Nachfolgend lesen Sie eine Beschreibung, wie Sie Ihre Daten mit wenig Aufwand in RechnungPro X bekommen.

Voraussetzungen

Voraussetzung für den erfolgreichen Datenimport ist die Verwendung des Datenformates CSV. CSV steht dabei für CommaSeparatedValues, also kommagetrennte Werte. Dieses Format beherrscht eigentlich jedes Programm.

Die Zeichensatz-Kodierung muß UTF-8 sein, andere Kodierung können dazu führen, das Ihnen anstelle von Umlauten nur Sonderzeichen angezeigt werden.

Aufbau der Artikeldaten

Bereiten Sie bitte die zu importierenden Daten sorgfältig vor. Sowohl die Reihenfolge der Daten als auch die verwendete Zeichenkodierung sind wichtig, damit der Import einwandfrei funktioniert.

RechnungPro X erwartet Artikeldaten in dieser Reihenfolge:

  • Artikelnummer – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Artikelname – beliebige Länge, darf nicht leer sein
  • Warengruppe – sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Warengruppen entsprechen, kann auch leer bleiben
  • Untergruppe – sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Untergruppen entsprechen, kann auch leer bleiben
  • Beschreibung – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Code/EAN – wahlweise 12/13 Zeichen für EAN12, 8 oder 9 Zeichen für EAN8, kann auch leer bleiben
  • Nettopreis – darf nicht leer sein
  • Einheit – sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Einheiten entsprechen, kann auch leer bleiben
  • USt.-Satz – wahlweise 0 ( = ohne MwSt.), 1 ( = verminderter MwSt.-Satz) oder 2 ( = normaler MwSt.-Satz)
  • Gewicht – kann auch leer bleiben

Aufbau der Adressdaten

RechnungPro X erwartet Personendaten in dieser Reihenfolge:

  • Anrede – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Titel – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Vorname – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Nachname – beliebige Länge, kann auch leer bleiben, wenn die Firma ausgefüllt ist
  • Firma – beliebige Länge, kann auch leer bleiben, wenn der Nachname ausgefüllt ist
  • Strasse – darf nicht leer sein
  • Land – sollte einem der in RechnungPro hinterlegten Länderkürzel entsprechen, darf nicht leer sein
  • Postleitzahl – darf nicht leer sein
  • Ort – darf nicht leer sein
  • Status – darf nicht leer sein
  • Telefon – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Fax – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Mobiltelefon – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • eMail – beliebige Länge, kann auch leer bleiben
  • Skonto – 0 oder anderer Zahlenwert
  • Skonto in Tagen – 0 oder anderer Zahlenwert
  • Zahlungsziel – 0 oder anderer Zahlenwert
  • Zahlungsweise – sollte einer der in RechnungPro hinterlegten Zahlungsweisen entsprechen, darf nicht leer sein
  • USt.-Id.-Nr. – kann auch leer bleiben

Datenimport

Rufen Sie den gleichnamigen Eintrag aus dem Menü Datei > Datenimport/-export auf, um das Importfenster zu öffnen.

Wählen Sie bitte zuerst aus, ob Sie Artikel- oder Personendaten importieren möchten.

Datenimport in RechnungPro X
Datenimport in RechnungPro X

Klicken Sie dann auf die Taste Datei öffnen, um das Dateiauswahlfenster zu öffnen. Wählen Sie in diesem die .csv Datei mit Ihren Daten aus. RechnungPro X führt dann einen Probeimport durch und zeigt Ihnen die eingelesenen Daten in der Liste an. Kontrollieren Sie die angezeigten Daten bitte genau, ob die Zuordnung passt. Falls etwas nicht stimmt, brechen Sie bitte an dieser Stelle ab und bringen die .csv Datei in die richtige Reihenfolge.

Sobald alle Feldzuordnungen passen, können Sie die Daten fest in RechnungPro X übernehmen, indem Sie auf Importieren klicken. Nach dem erfolgreichen Import wird das Importfenster geschlossen – ihre neu importierten Daten stehen Ihnen dann sofort zur Verfügung.

Datenbank wiederherstellen

Falls beim Datenimport etwas schiefgelaufen sein sollte, dann können Sie jederzeit zum Zustand vor dem Datenimport zurückkehren. RechnungPro X erstellt vor dem Import ein automatisches Backup der Datenbank. Rufen Sie einfach das Menü Datei > Wiederherstellung auf.

RechnungPro X im Mac App Store